Van coalitieakkoord naar begroting

SMART vanaf de coalitiestart!

Veel gemeenten worstelen helaas nog steeds met het SMART maken van hun doelen en prestaties. Bij het opstellen van voortgangsrapportages en jaarstukken zit de grootste uitdaging vaak in het leggen van een goede relatie tussen de drie ‘W-vragen’: ‘Wat hebben we bereikt?’, ‘Wat hebben we er voor gedaan?’ en ‘Wat heeft het gekost?’. Zeker wanneer de vragen ‘Wat willen we bereiken?’ en ‘Wat gaan we daarvoor doen?’ op voorhand niet SMART zijn gedefinieerd. Een goed voornemen voor 2022: een nieuw coalitieakkoord met SMART gedefinieerde doelen!

Een voortdurende worsteling in overheidsland is het koppelen van beleid en financiën, en het realiseren van de goede verantwoording hierover. Het werken met een SMART doelenboom helpt daarbij. Niet alleen binnen de gemeente zelf, maar ook in de samenwerking met derden (gemeenschappelijke regelingen) is het zaak heldere afspraken en doelen te formuleren. Ook de toezichthouder streeft naar transparantie op dit vlak. De coalitiestart is een natuurlijk moment om deze stap voorwaarts te zetten, oftewel: SMART vanaf de coalitiestart!

Wat is een SMART doelenboom?

Een doelenboom is een gestructureerde verzameling van doelen, ambities, te verrichten prestaties en uit te voeren maatregelen. Met andere woorden een schematische vertaling van de ambities en voornemens uit het door de raad en college overeengekomen coalitieakkoord naar de programmabegroting. In een drietal niveaus worden daarbij de volgende vragen beantwoord:

• Wat willen we bereiken?
• Wat gaan we daarvoor doen?
• Wat mag het kosten?

In de ideaalsituatie is dit niet alleen een vertaling van de voornemens uit het coalitieakkoord, maar treft u hier ook doelstellingen, indicatoren en maatregelen aan vanuit de diverse door de raad vastgestelde beleidsnota’s. Op deze wijze borgt u de integraliteit van uw doelenboom. 

SMART vanaf de start en houd het simpel!

De uitdaging voor uw organisatie zit in het SMART vertalen van de ambities uit het coalitieakkoord en de beleidsnota’s naar meetbare indicatoren en prestaties in uw doelenboom. De basis hiervoor start in het kiezen van een goede set aan programma’s en thema’s of beleidsvelden binnen deze programma’s. Zorg dat dit aansluit op de beleidsterreinen waarop u als gemeente acteert en uw beleid ook op heeft geformuleerd. Met andere woorden, het start met de juiste focus. Dit is noodzakelijk om de koppeling tussen het beleid(sterrein) en de daarvoor beschikbare middelen te realiseren.
Ons advies daarbij: houd het simpel! Eenvoud en herkenbaarheid scoort in uw doelenboom. De uitdaging zit in het kiezen van de juiste hoeveelheid aan indicatoren en prestaties waarop u wilt sturen. Voorkom dat u een heel woud aan vertakkingen in uw doelenboom realiseert. Sla het plat: beperk u tot een werkbare set aan doelen, indicatoren en acties om op te sturen. Heb daarbij aandacht voor het formuleren van een doelenboom die bruikbaar is voor het sturen en verantwoorden op elk niveau, van de raad tot aan de ambtelijke organisatie.

Pak het moment!

Het coalitieakkoord dat voortkomt uit de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen is hét moment om de gewenste verbetering in gang te zetten. Ga voorbereid aan de slag bij het uitwerken ervan in aanloop naar uw begroting voor 2023! Een goede afstemming tussen de verantwoordelijk portefeuillehouder, de betrokken afdelingen, beleidsmedewerkers en uw financieel adviseurs is relevant om te komen tot een goede en SMART doelenboom én de vertaling naar uw financiën en bedrijfsvoering!

Scrum

Een goed instrument voor het realiseren van deze doelenboom is Scrum! Scrum is een instrument voor het snel, efficiënt, effectief en met meer kwaliteit opleveren van producten. Zeker waar nieuwe programma’s, thema’s, doelen en indicatoren vertaald moeten worden uit het vastgestelde coalitieakkoord geeft dit instrument de juiste tools en handvatten om snel tot resultaat te komen!

Onze aanpak

Wij hebben een methode ontwikkeld om u te helpen bij het vormen en vertalen van het coalitieakkoord naar collegeprogramma en doelenboom. Deze aanpak volgt onderstaande stappen:

• Stap 1: Inventariseren en clusteren van de thema’s en aandachtsgebieden uit het coalitieakkoord naar programma’s en beleidsvelden.
• Stap 2: Bepalen en prioriteren van de acties en thema’s van het coalitieakkoord in samenspraak met de portefeuillehouder(s).
• Stap 3: Samenstellen van de teams voor het realiseren van de doelenboom.
• Stap 4: Realiseren SMART doelenboom. Hiertoe inventariseren van bestaande beleidsplannen, systemen en instrumenten plaats. Vervolgens het uitwerken van de acties en thema’s in concrete en meetbare doelen, maatregelen en financiën.

Met alleen een doelenboom bent u er uiteraard nog niet. Het is wel dé basis naar SMART presentatie van doelen, acties en maatregelen in Kadernota en Begroting. Tevens is operationalisatie naar stuur- en managementinformatie nodig, zodat tijdens de begrotingsuitvoering de voortgang goed gevolgd kan worden, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.

Ook kunnen wij u ondersteunen bij het vertalen van deze nieuwe aanpak naar uw bestaande P&C-processen en in de voorhanden zijnde applicaties.

Bij het uitvoeren van elk van deze stappen volgen wij in onze aanpak de principes uit het Agile Scrum Raamwerk waardoor het mogelijk is om in korte tijd het gewenste resultaat op te leveren. Op deze wijze maakt u een vliegende start: SMART vanaf de coalitiestart!