Referentie Prognosemodel Personeelslasten voor gemeente Deurne
- Case
- 19 december 2023
John Groote heeft ons prognosemodel personeelslasten geïmplementeerd bij gemeente Deurne. In dit artikel vertellen Joep Slegers en Bas Janssen van gemeente Deurne over het implementatietraject en hoe het model gebruikt wordt.
Een slag maken in efficiëntie
Joep: “Ik ben in 2020 begonnen bij Deurne. Vanwege een gebrek aan inzicht op personele budgetten, FTE’s en ‘houtje touwtje’ Excel-bestanden wilden we een efficiency slag maken. Af van de handmatige lijstjes en het handmatige werk. Er was een wens voor een dashboard waar je met één druk op de knop dat nodige inzicht verkreeg. De link met JE Consultancy was er al, dus zodoende kwamen we met John in contact.”
Projectgroep opstarten
Gemeente Deurne stelde een projectgroep samen om te werken aan het prognosemodel personeelslasten. Joep: “We hadden intern vanuit zowel de financiële afdeling als vanuit personeelszaken een collega die het aanspreekpunt zou zijn voor die afdeling. Bas en ik namen deze rollen op ons. Samen met John gingen we als projectgroepje van start.”
Bas: “Ik werd gevraagd om mee te denken en te kijken. Zo hebben we met elkaar ook gekeken waar welke verantwoordelijkheid ligt in de organisatie. Vervolgens wilden we dit versimpelen, zodat het budget voor alle teamleiders inzichtelijk werd. Vanaf dat moment hadden we regelmatig overleg met de adviseurs intern om te kijken hoe we dat steeds een stapje verder konden brengen.”
Behoefte vanuit de organisatie
Wanneer wij het prognosemodel personeelslasten implementeren, komt hier meer bij kijken dan enkel het model ‘aanzetten’. We kijken eerst naar de behoefte vanuit de organisatie. Joep: “John nam ons mee in de mogelijkheden van het prognosemodel. Ook wilde hij weten wat wij tot op dat moment deden en waar onze behoefte lag. Hij had daar direct een goed beeld bij en verschillende verbetervoorstellen.”
Daarna ging gemeente Deurne met de eerste versie van hun model aan de slag. Bas: “Wij halen alle input over het model op uit de organisatie en maken afwegingen met alle adviseurs. Wat missen we, wat gebruiken we niet maar zit er wel in en zijn er nog extra vragen? Deze input nemen Joep en ik weer mee naar John om te kijken of we het kunnen verwerken. Zo wordt het model continu geoptimaliseerd.”
Het model in gebruik
Inmiddels heeft gemeente Deurne het prognosemodel volop in gebruik. Joep: “John is daarna verschillende keren langsgekomen om de teamleiders die ermee werken mee te nemen in het model. Wat zie je precies en hoe kun je er het best en het makkelijkst mee werken? Zelf gebruik ik het model veel in mijn strategisch advies om te kijken hoe de organisatie er in het algemeen voor staat.”
Verfijnen en doorontwikkelen
Bas: “Het prognosemodel geeft heel veel inzicht. Door de hoeveelheid informatie moet je er wel mee leren werken en is het een model die wij over verloop van tijd nog blijven optimaliseren en verfijnen. Voor de adviseurs is die hoeveelheid informatie fijn, omdat wij er diep in kunnen duiken, maar voor de teamleiders is een beknopter overzicht makkelijker. Hier zijn wij nu dan ook mee bezig om dit voor hen zo overzichtelijk mogelijk te maken.”
Bewust gesprekken voeren
Bas: “Het prognosemodel werkt heel goed. Natuurlijk blijven we doorontwikkelen, maar we kunnen nu al veel bewuster het gesprek voeren. Terwijl wij eerst tijdens budgetgesprekken dachten ‘het zal wel goedkomen’, kunnen we nu echt beredeneren of er budget voor is, waar dat vandaan komt en wat logisch is. Dat is de belangrijkste slag die wij wilden maken!”