Werken bij JE

Referentie Prognosemodel Personeelslasten voor Gemeente Assen

Bij Gemeente Assen implementeerden wij het Prognosemodel Personeelslasten. Sander Mooij, interim projectleider vanuit de gemeente, vertelt ons meer over de aanleiding en het traject van implementatie.

Inzicht in personeelslasten, prognoses en bestedingsruimte

Sander Mooij werd zo’n twee jaar geleden ingeschakeld bij Gemeente Assen om te helpen bij de sturing van de bedrijfsvoering. Sander: “Grip krijgen op de ontwikkeling van de bedrijfsvoering was het doel. Al snel kwam naar voren dat er behoefte was aan inzicht in de beschikbare ruimte in het personeelsbudget en de mogelijkheden voor het aantrekken van nieuwe medewerkers of het inhuren van externen.”

Van handmatig naar geautomatiseerd

Voorheen verzamelden de medewerkers van de gemeente handmatig data uit twee verschillende systemen.  Deze informatie knoopten ze aan elkaar in een rapportage. Een tijdrovende klus zonder ‘standaard’, waardoor iedereen dat op zijn eigen manier deed. Daarnaast vonden deze rapportageperiodes slechts een paar keer per jaar plaats. Het ontbrak managers daardoor aan een actueel inzicht in budgetruimte en prognoses, waardoor men onvoldoende kon vaststellen of er voldoende ruimte was voor het aannemen van nieuwe medewerkers of inhuurkrachten. Onze specialist John Groote hielp de gemeente Assen bij de inrichting en het in gebruik nemen van het prognosemodel voor de personeelslasten.

Sander: “Het Prognosemodel Personeelslasten van JE Consultancy is precies het soort systeem dat we nodig hebben. Iedere gemeente heeft natuurlijk haar eigen manier van werken en John begrijpt dat met zijn jarenlange ervaring maar al te goed. Hij weet goed hoe hun model in elkaar zit en hoe hij het dashboard op maat kon maken voor de gemeente Assen.”

Inrichting eenmalige investering

Het Prognosemodel Personeelslasten is geen 'kant en klaar' model. Voor een goede inrichting is het belangrijk om te weten hoe gemeenten werken, hoe de processen lopen, hoe er geboekt wordt en welke systemen er gebruikt worden. Daarna kunnen databronnen ontsloten worden, kan het prognosemodel gemodelleerd worden en kunnen visuals gemaakt worden die inzicht geven in de gewenste stuurinformatie.

"Door het prognosemodel heeft Gemeente Assen een goed werkend systeem gekregen met daarin alle nodige informatie. Doordat we in alle vrijheid en in eigen beheer met het systeem kunnen werken, is het inrichten van het model slechts een eenmalige investering. Dat maakt het ook financieel aantrekkelijk."

Wensen voor de toekomst

Gemeente Assen neemt het Prognosemodel Personeelslasten deze maand nog in gebruik. Omdat de gemeente de inhuur nog niet eenduidig vastlegt in de eigen administraties, ontbreekt de inhuurprognose nog in het model. De gemeente gaat de komende periode dan ook aan de slag om dit in de eigen administratie aan te passen. Daarna kunnen we het alsnog implementeren in het dashboard van het prognosemodel.

"Ik vond de samenwerking met JE Consultancy erg prettig. Ze zijn altijd goed bereikbaar en fijn om mee te sparren. En nu is het een kwestie van het model in gebruik nemen zodat de managers aan de slag kunnen met de stuurinformatie. "