Prognosemodel geeft SED-organisatie meer inzicht

In 2015 fuseerden de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Deze gemeenten vormen samen de SED organisatie welke wettelijke taken, bestuurlijke opgaven en politieke ambities uitvoert voor de gemeenten. Omdat alle salarislasten van de verschillende gemeenten in de SED belanden, zocht de SED naar een oplossing om de salarislasten, data en prognoses beter inzichtelijk te maken. Deze oplossing vonden zij in ons Prognosemodel Personeelslasten! Wij spraken Ruud Klunder, domeinmanager Bedrijfsvoering van de SED, over de ervaringen met het prognosemodel. 

Niet meer afhankelijk

De salarislasten van de verschillende gemeenten komen samen in de SED. Voordat de SED over ging op ons prognosemodel, was er geen duidelijk en toegankelijk overzicht van de prognose en bijvoorbeeld de ontwikkeling van formatie en bezetting. Één collega beheerde destijds een uitgebreid Excel-bestand met deze gegevens.

Ruud: "Hierdoor was de hele organisatie voor alle data en prognoses afhankelijk van één persoon. We zochten naar een betere oplossing, zodat we niet meer afhankelijk zouden zijn van één persoon. Daarnaast waren we op zoek naar die druk-op-de-knop-oplossing, zodat we minder tijd kwijt zouden zijn."

Data uit verschillende systemen

Dat het prognosemodel met één druk op de knop inzicht op afdelings-, directie- en op organisatieniveau geeft, sprak de SED zeer aan. Snelheid in het proces en transparantie in cijfers waren zeer welkom, maar zou het ook voor de SED werken?

"Er moet data van drie verschillende organisaties samengevoegd worden. We dachten dat dit een uitdaging zou zijn, maar John Groote heeft dit met het prognosemodel zonder probleem kunnen realiseren. Iedere afdelingsmanager kan eigen formatie zien én heeft inzicht in welke financiële ruimte er beschikbaar is om mensen aan te nemen of extern in te huren."

Voordelen dagelijkse werkzaamheden

Ruud geeft aan heel tevreden te zijn over de werking van het Prognosemodel Personeelslasten. "Het scheelt een boel tijd. Hierdoor kunnen medewerkers zich beter focussen op andere taken.", aldus Ruud Klunder.

Daarnaast ervaart de SED de doorklikmogelijkheden in het prognosemodel als zeer prettig. Je kunt van afdelingsniveau inzoomen naar detailniveau, wat meer inzicht geeft aan de budgethouders.

"Het prognosemodel kent diverse heldere visuals die budgethouders inzicht geven in de stand van zaken, de prognose van de salarislasten en het verwachte tekort/overschot aan het einde van het jaar. Op deze manier krijgen budgethouders een tool waarmee ze niet alleen inzicht krijgen, maar ook beter invulling kunnen geven aan hun budgetverantwoordelijkheid." 

Wensen voor de toekomst

"We maken pas relatief kort gebruik van het systeem, maar de ervaringen zijn nu al heel positief. Niet alleen om inzicht te krijgen in de prognoses. We hebben ook gemerkt dat het extra inzicht ook bijdraagt aan de administratieve hygiëne. Fouten worden sneller ontdekt, waardoor juistheid en volledigheid van de databases toeneemt."

Het prognosemodel is bedoeld om financieel inzicht te creëren en de financiële werkzaamheden te vergemakkelijken voor onze klanten. Precies om deze reden vroegen we of er wellicht nog dingen zijn die gemist worden in het prognosemodel. 

"Het zou mooi zijn als het in de toekomst mogelijk is om een scenarioberekening op de vacatureruimte te maken. Waar zijn we aan het werven, welke ruimte willen we vervullen en welk beslag legt dat op de ruimte binnen de budgetten?"