Prognosemodel bij Gemeente Assen: van implementatie naar integratie
- Case
- 31 januari 2025
Projectmanager Jan Willem Dijk startte 3 jaar geleden met een duidelijke opdracht bij Gemeente Assen: zorgen voor beter inzicht in stuurinformatie. In samenwerking met JE Consultancy werd het Prognosemodel Personeelslasten geïmplementeerd. Inmiddels is het model volledig geïntegreerd en in eigen beheer genomen. In dit artikel deelt Jan Willem hoe het proces is verlopen en wat de resultaten zijn.
De behoefte aan heldere stuurinformatie
Voor veel organisaties is het maken van een goede analyse en prognose voor personeelslasten een tijdrovende en complexe opgave. Ook Gemeente Assen liep tegen dit probleem aan.
Jan Willem: "Onze financiële en personele informatie stond in 2 verschillende systemen, waarvan één systeem extern. Deze data konden wij dan ook niet zelf inzien, maar moesten we regelmatig opvragen. Dit maakte het lastig om een actuele en betrouwbare basis te creëren voor sturing."
Om beter grip te krijgen op de personeelslasten en de financiële impact werd bij de gemeente Assen loonsomsturing ingevoerd. Dat betekent voor teammanagers dat de loonsom het leidende financiële kader voor formatie en loonsomsturing. De loonsom bestaat o.a. uit salarissen ambtelijk personeel en kosten van inhuur van personeel van derden. Alle componenten van de loonsom (zowel begroting als realisatie) wilden we samenbrengen in één overzichtelijk model.
Jan Willem: "We stelden onszelf de vraag: wat hebben de verschillende teams nodig en hoe kunnen we onze teammanagers voorzien van de juiste stuurinformatie? Dit was het uitgangspunt voor de volgende stappen."
De stap naar het prognosemodel
Jan Willem: “We hebben overwogen zelf een model te ontwikkelen, maar ook gezocht naar een bestaande oplossing op de markt. Op dat moment kwam JE Consultancy in beeld.”
Samen met John van JE werd gekeken naar het prognosemodel en de mogelijkheden.
Tijdens de eerste presentatie zagen we direct de potentie. Het model biedt precies de inzichten die we nodig hebben en bespaart ons bovendien veel handmatig werk.
Een soepele samenwerking met JE Consultancy
De samenwerking met JE verliep efficiënt en doelgericht.
Jan Willem: "John begreep goed hoe het model binnen onze organisatie kon landen. Hij dacht mee over maatwerkoplossingen. Zowel de financiële als HR-adviseurs werden enthousiast over de mogelijkheden. We hebben het model geïntroduceerd bij de teammanagers, zodat zij de informatie kunnen gebruiken voor de voortgangsgesprekken met hun concernmanager."
Van implementatie naar integratie
Na de oplevering nam Gemeente Assen het beheer van het prognosemodel volledig in eigen handen.
Jan Willem: "We hebben protocollen opgesteld, zodat we zelfstandig verder konden. Managers weten dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor het actueel houden van hun gegevens. Als dat gebeurt, zijn alle voortgangsgesprekken gebaseerd op actuele en betrouwbare data. De dashboards geven een helder beeld van de financiële- en personele situatie. Teammanagers hebben nu in 1 geïntegreerd model inzicht in de stand van zaken rondom formatie en bezetting en de financiële gevolgen (loonsom) hiervan. Dat is het mooiste resultaat.”
Unieke toevoeging aan het prognosemodel
Wat Gemeente Assen uniek maakt, is dat zij in hun loonsom ook rekening moeten houden met interne dekking. Dit zijn geraamde inkomsten die gerealiseerd worden door de inzet van medewerkers op projecten.
Jan Willem: "Een belangrijke wens van de teammanagers was om naast prognoses van personeel in dienst van de gemeente ook inzicht te verkrijgen in prognoses voor inhuur van personeel van derden. Het FLS-Dashboard liet alleen realisatiecijfers zien. Uiteindelijk is het ons gelukt om hiervoor een informatiekundige oplossing in te voeren. De oplossing wordt ook toegepast voor de interne dekking. Maandelijks worden de prognoses ververst. Inmiddels hebben we deze systematiek een jaar in gebruik."
Wat brengt de toekomst?
Hoewel het prognosemodel stevig is ingebed in de organisatie, blijft er ruimte voor verdere ontwikkeling.
Jan Willem: "In de praktijk komen altijd nieuwe wensen naar voren, zoals meer gedetailleerde inzichten per team. We hebben die wensen intern geprioriteerd en willen deze stapsgewijs doorvoeren."