Naar een toekomstbestendige financiële functie

Onder druk wordt alles vloeibaar. Dat geldt ook voor de financiële functie bij veel gemeenten. Deze moet onder druk van de bezuinigingen inkrimpen, terwijl tegelijkertijd een kwaliteitsimpuls nodig is. Dat lukt niet meer door hier en daar een beetje te optimaliseren. Maar hoe dan wel? Hoe verminder je de formatie en maak je daarbij de financiële functie toekomstbestendig. Door het hebben van een helder streefbeeld. Focus op kwaliteitsverbetering en realiseer kostenbesparing.

Dit constateren is één, maar hoe verminder je de formatie en hoe maak je daarbij de financiële functie toekomstbestendig? In het streefbeeld voor de financiële functie zie ik twee belangrijke aangrijpingspunten:

1. Vereenvoudiging, standaardisering en digitalisering van de ‘Financial en P&C Operations’;
2. Heroriëntatie van de ‘Support’ aan het management. O.a. door meer selfservice door het management.

Veel gemeenten kennen de nodige knelpunten en kwaliteitsvraagstukken in hun financiële functie. Men heeft bijvoorbeeld te maken met complex ingerichte systemen, ingewikkelde boekingsgangen en moeizaam verlopende P&C processen. Vaak is er sprake van elkaar versterkende effecten, waardoor  een vicieuze cirkel van knelpunten ontstaat. Een voorbeeld is de vaak te complexe inrichting van administraties.  Hierdoor verlopen boekingsgangen/processen ingewikkeld, zijn ze energieverslindend, worden er fouten gemaakt en is managementinfo vaak moeilijk te destilleren. Dit zorgt voor meer ‘handwerk’. Fouten moeten hersteld worden en financieel adviseurs worden gezogen in het ‘administratieve’,  in plaats van dat ze bezig zijn met ‘analyse en advies’.

Dit kan doorbroken worden. Door de Financial en P&C Operations te vereenvoudigen, te standaardiseren en te digitaliseren, verlopen de financiële processen soepeler, zal de ‘maakcapaciteit’ afnemen en wordt kostenbesparing gerealiseerd. Daarnaast zal gerichte digitalisering ook tot een andere en betere ondersteuning aan het management leiden. Hieronder een nader toelichting aan de hand van twee belangrijke onderdelen in de financiële functie: de ‘operations’ enerzijds en de ‘support’ aan het management anderzijds.

Financial en P&C Operations

De Financial Operations bevat veelal de uitvoerende, registratieve en controlerende taken, terwijl de P&C Operations meer de logistieke en coördinerende taken ten aanzien van  de P&C cyclus bevat. In beide operations ligt het accent op het kosten-efficiënt organiseren. Procesoptimalisaties, vereenvoudiging van inrichting en verregaande digitalisering is hier dé manier om én kwaliteitsverbetering én kostenbesparing te realiseren.  Denk bijvoorbeeld aan:

• Herinrichting en vereenvoudiging rekeningschema/ financieel systeem;
• Inrichten van digitale workflows;
• Digitaliseren van de P&C cyclus;
• Inrichten workflow en digitaliseren begrotingsadministratie.

Technologische ontwikkelingen en tooling maken  het mogelijk dat de ‘operations’ verregaand vereenvoudigd en verbeterd kunnen worden, terwijl gelijktijdig minder capaciteit nodig is. Vereenvoudiging van bijvoorbeeld kostenverdeling of herinrichting van het rekeningschema kan tot een flinke afname van de workload en beheerslasten leiden. Ook standaardisatie in de inrichting van boekingsgangen maakt dat de ‘mutatielast’ zal afnemen en daarmee de benodigde capaciteit. Met de toenemende digitalisering van werkprocessen zal tevens de ‘maakcapaciteit’ in de financiële functie afnemen. Denk maar eens aan de besparing die mogelijk is, wanneer  alle begrotingsmutaties via een digitale workflow lopen, of als door digitalisering het ‘knip- en plakwerk’ in de P&C cyclus niet langer nodig is.

Support

Support betreft het ondersteunen van de budgethouders/ managers op het brede terrein van de financiën (consulenten en financieel adviseurs). Support kan gezien worden als de schakel tussen de gebruikersorganisatie en de operations. Naarmate de ‘operations’ eenvoudiger en transparanter georganiseerd zijn, zal er logischerwijs ook minder support nodig zijn. Deze afname wordt verder versterkt door in te zetten op meer selfservice door het management.

Verdergaande digitalisering maakt selfservice door het management mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van dashboards en de realisatie van digitaal beschikbare day-to-day managementinformatie. Hierdoor ontstaat er veel meer transparantie en inzicht. Niet alleen bij het management, maar ook bij Support zelf. Informatie is met één druk op de knop beschikbaar en zowel managers als consulenten kunnen naar eigen inzicht doorklikken en ‘downdrillen’, zodat men ook operationeel inzicht heeft. Een goed dashboard met doorklikmogelijkheid geeft de manager het zo gewenste handvat en zorgt dat minder ondersteuning vanuit ‘support’ nodig is.

Ook de ontwikkeling van digitale workflows (zie Operations) voor de aanmelding en afhandeling van allerhande mutaties (begrotingswijzigingen, memorialen, aanmaken grootboeknummers, etc.) past in het streefbeeld van meer selfservice. Meer selfservice door het management vraagt om een heroriëntatie op de rol/taken van Support. Niet alleen de omvang maar ook de focus van support zal veranderen. In lijn met de ‘selfservice’ zal de ondersteuning vanuit Support meer en meer gericht moeten zijn op ‘voordoen, samen doen, zelf doen’. Niet langer gericht op ‘maken’, maar op ‘uitleggen’. Meer gericht op analyse en advies. Meer op ‘in gesprek’ zijn.

In het realiseren van een moderne toekomstbestendige financiële functie zijn vereenvoudiging, digitalisering en standaardisering dus belangrijke kernwoorden. Met vereenvoudiging en digitalisering van de ‘Operations’ wordt niet alleen een besparing van maakcapaciteit gerealiseerd, maar wordt tevens een belangrijke basis gelegd voor een andere vorm van ondersteuning aan de managers. Door digitalisering zal de selfservice door het management toenemen, wordt bij ‘Support’ bespaart op maakcapaciteit en kan ‘Support’ zich meer richten op analyse en advies. Meer kwaliteit met minder capaciteit. Zowaar een mooi streefbeeld voor elke financiële functie.

Auteur: John Groote