Hoe beweegt uw overhead mee met de lijn?

De omvang van de overhead, het is een terugkerend item op de agenda van college, raad en lijnmanagers. Het algemene gevoel is al snel dat de overhead te groot is. Maar is dat ook zo? Vaak is overhead een verzameling van vele activiteiten, waarvan sommige ‘vast’ zijn en andere inderdaad meebewegen met de (omvang van) de lijnorganisatie. De vraag is hoe? Ons ‘trap-op-trap-af-model’ biedt uitkomst.

Discussies over de omvang van de overhead zijn van alle tijd. Vaak gaat het daarbij over de omvang en over de gewenste verhouding tussen overhead en lijn. Dit speelt nadrukkelijk als gemeenten taken gaan outsourcen of de lijn gaat krimpen. Dan is het de vraag in hoeverre de ‘overhead’ moet meebewegen.

Het model

Het door ons ontwikkelde ‘trap-op-trap-af-model’ berekend op een eenvoudige wijze in welke mate de bedrijfsvoeringsorganisatie meebeweegt met toe- of afname van fte’s in de lijn. Het model kan bijvoorbeeld gebruikt worden door bij outsourcing van activiteiten, of uitbreiding van fte’s in het Sociaal Domein, te berekenen hoe dit doorwerkt naar de omvang van de overhead. Het model is eenvoudig en transparant van opzet. En het is zodanig opgebouwd dat niet alleen bepaald kan worden hoe groot het effect op de overhead is, maar tevens welke bedrijfsvoeringafdeling in welke mate ‘geraakt’ wordt door de betreffende mutaties in de ‘lijn’.

Opzet en aanpak

Het model is gebaseerd op de uitgangspunten van activity based costing en wordt grofweg in vier stappen gerealiseerd:

1. Activiteitenanalyse
2. Kosten per activiteit
3. Cost driver en ‘tarief per eenheid’
4. Opstellen rekenmodel.

De basis van het uiteindelijk op te leveren rekenmodel is een analyse van de bedrijfsvoeringsactiviteiten. Op basis van ons model en ondersteunt door gerichte interviews worden uw al uw bedrijfsvoeringsactiviteiten geclusterd naar homogene activiteitgroepen.

Per activiteitengroep wordt bepaald of en zo ja, hoe deze meebeweegt met de omvang van de lijnorganisatie. Activiteitgroepen krijgen daarmee bijvoorbeeld een status van vast, variabel of semi-variabel. Ook wordt bijvoorbeeld bezien in hoeverre de activiteitgroepen getriggerd worden door de ‘soort’ lijnformatie. Zo zal een buitendienst bijvoorbeeld in een andere mate gebruik maken van de faciliteiten dan een binnendienst.

Hierna wordt bepaald wat de cost driver is en vervolgens wordt het ‘tarief’ per eenheid berekend en het model opgesteld.

De opzet en werking van het rekenmodel wordt gepresenteerd aan en afgestemd met betrokkenen binnen de organisatie. Belangrijk is dat draagvlak ontstaat voor het rekenmodel, zodat betrokkenen het model gaan gebruiken wordt en de uitkomsten accepteren.

Meer weten?

Wij komen graag langs om u meer te vertellen over ons model en de ervaringen die andere gemeenten hiermee hebben gehad. U kunt vrijblijvend contact opnemen op telefoon 088 – 126 44 00 of mailen naar sales@jeconsultancy.nl. Een afspraak is snel gemaakt.