De basis altijd op orde met 'Continuous Auditor'

Het belang van ‘de basis op orde’ is evident. Gemeenten willen fouten in de administratie en frauduleus handelen voorkomen. Managementinformatie moet kunnen steunen op juiste en volledige data. En ook accountants moeten kunnen steunen op zichtbare aansluitingen, goede controles en controlemechanismen. Helaas kost het continu uitvoeren van controles en het op orde houden van de ‘administratieve hygiëne’ gemeenten heel veel tijd. JE Consultancy brengt daarom samen met De Wielick de oplossing ‘Continuous Auditor’ naar de gemeentelijke markt.

Continuous Auditor is oorspronkelijk ontwikkeld voor de accountancy, een beroepsgroep waar net als bij gemeenten de aantoonbare betrouwbaarheid van financiële informatie voorop staat. De software heeft zich inmiddels ruimschoots bewezen in de accountancymarkt. Diverse (grote) accountancykantoren gebruiken de software voor het beoordelen van hun klantadministraties op juistheid en volledigheid. JE Consultancy en De Wielick zetten nu gezamenlijk de stap richting gemeenten.

Continuous Auditor

De oplossing ‘Continuous auditor’ is een data-analyse platform die met een keur aan algoritmen en controles hoofd- en sub-administraties continu screent en toetst op juistheid en volledigheid. Zo wordt door middel van verschillende complexe algoritmen mogelijk frauduleus handelen direct gesignaleerd en worden eventuele dubbele betalingen voorkomen. Ook wordt het gebruik van verkeerde kostensoorten automatisch gesignaleerd (‘verschrijven’) en voorkomt het dat bij de jaarafsluiting transitorische posten worden vergeten. De software ondersteunt tevens het proces van periodieke (zachte) afsluitingen, de jaarafsluiting en automatiseert een groot deel van de bestaande interne controles. Het bespaart daarmee tijd en energie, terwijl tegelijkertijd ook de kwaliteit van de interne controle zal toenemen.

Uiteraard is het voorkomen van dubbele betalingen niet iets nieuw. De meeste systemen signaleren direct het dubbel gebruik van hetzelfde factuurnummer bij dezelfde leverancier. Maar wat doe je als er een typefout gemaakt is bij de invoer van het factuurnummer, of als een ‘nul’ voor een ‘O’ wordt aangezien? Continuous Auditor screent op combinatie van bankrekening, leverancier en bedrag. Als die twee keer voor komen én de leverancier niet gekenmerkt is als 'periodieke crediteur', dan kan er sprake zijn van een dubbele betaling. Het systeem signaleert dit en zet dit in het scherm. De administrateur kan dan gericht controleren.

Maar ook het ontbreken van facturen wordt gesignaleerd. Stel dat er elke maand een factuur van leverancier A wordt ontvangen, dan signaleert de software het als een afwijking als er een factuur in een bepaalde maand ontbreekt in de boekhouding. Dit type algoritme wordt ook gebruikt om bij het opmaken van de jaarrekening te voorkomen dat transitorische posten worden vergeten.

Ook wordt er gescreend op juistheid van boekingen. Om goed inzicht in sommige kosten te krijgen (bijvoorbeeld inhuur van externen) is het van belang dat facturen van bepaalde leveranciers altijd op de juiste kostensoort worden gecodeerd. Daarbij kunnen (bewust of onbewust) fouten worden gemaakt. De algoritmes in de software signaleren dergelijke afwijkingen en laten zien welke facturen van leveranciers op een 'verkeerde' kostensoort zijn gecodeerd.

Hoe werkt het?

Bij implementatie legt de software Continuous Auditor eerst connectie met de financiële (sub)administratie van de organisatie, waarna de verschillende algoritmen worden ingericht. Na implementatie van de software heeft de administratie een ‘dashboard’ waarin per ingericht controlepunt in de kleuren groen, oranje of rood wordt aangegeven wat de status is.

Klikken op de rode kleur geeft per controlepunt een beeld van de specifieke signaleringen. Facturen die ‘dubbel’ zijn, worden bij elkaar getoond. Heel belangrijk is dat niet alleen de facturen worden getoond, maar tevens wordt een analysescherm getoond waarin staat wat er mogelijk niet klopt. Dit helpt de administratie in het analyseren van de signalen.

Gemeenten die maandcyclisch werken of ieder kwartaal een (harde of zachte) afsluiting doen, kunnen een deel van de periodieke controles op deze wijze automatiseren en in een workflow zetten. Daarmee heeft de administrateur in één oogopslag zicht op welke stappen wel of niet zijn afgerond in de maand- of kwartaalafsluiting.

Continu op orde

Goede controles en controlemechanismen helpen gemeenten, maar kosten helaas ook veel tijd. Het digitaliseren en automatiseren hiervan met Continuous Auditor zorgt dan dat het maken van een kwaliteitsslag in de controles enerzijds en het besparen van tijd anderzijds, hand in hand kunnen gaan. Kort na het maken van een fout ligt alles nog vers in het geheugen, fouten die na enkele maanden pas worden gesignaleerd kosten doorgaans veel energie. Voordelen zijn o.a:

• Ondersteuning bij het maandelijks up to date houden van de administratie;
• Fouten en afwijkingen worden tijdig gesignaleerd, wat piekbelasting bij jaarrekening voorkomt;
• Minder tijd nodig in het realiseren van zichtbare aansluitingen voor de accountant.

Meer weten?

Meer weten over de werking, implementatie en kosten van Continuous Auditor? Stuur een e-mail naar sales@jeconsultancy.nl of bel met 088 – 126 44 00.