Controlebevindingen: Van advies naar implementatie

Voor een (concern)controller is niets vervelender dan elke keer weer te moeten constateren dat er weinig tot niets is gedaan met de aanbevelingen die zijn voortgekomen uit de periodieke (interne of externe) controles. Dat is niet alleen vervelend voor de controller, maar uiteindelijk ook voor de directie. Helaas staat dit beeld niet ver af van de realiteit bij veel organisaties. Om risico's beter beheersbaar te houden, is het verstandig dat er ook daadwerkelijk aandacht wordt gegeven aan de opvolging van aanbevelingen. In dit artikel geven we u een idee van wat daarvoor nodig is.

Veel gemeenten worstelen met de opvolging van aanbevelingen en aandachtspunten die voortkomen uit de interim controle of de monitoring hiervan. Het komt regelmatig voor dat achteraf geconstateerd wordt dat een aanbeveling vanuit de eigen interne controle of de accountant niet is opgevolgd. Dit terwijl verantwoordelijke medewerkers wel hebben aangegeven hieraan gehoor te geven. Ook blijkt dat gemeenten vaak geen actueel beeld hebben van de stand van zaken voor wat betreft de opvolging. De accountant zal dan in zijn managementletter opnemen dat een gemeente op een bepaald onderdeel de aanbevelingen niet heeft opgevolgd. Dat kan er toe leiden dat aanvullende werkzaamheden nodig zijn of zelfs dat het accountantsoordeel ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening anders uitvalt.

Een mogelijke oorzaak kan simpelweg zijn dat de procesverantwoordelijke niet achter die aanbevelingen staat of dat hij er zelfs niet van op de hoogte is. Dit laatste ontstaat wanneer de inhoud van de managementletter niet standaard met de medewerkers van de vakafdeling wordt besproken. Daarnaast kan het zijn dat een procesverantwoordelijke van mening is dat een aanbeveling niet passend is of zelfs haalbaar is. In een dergelijk geval is het natuurlijk wenselijk dat deze inzichten ook in de bespreking met de accountant worden meegenomen. Maar zelfs in de situatie dat de aanbevelingen wel gedeeld zijn binnen de gemeentelijke organisatie, kan er nog van alles een goede opvolging in de weg staan. Dit kan meerdere redenen hebben:

1. De opvolging van aanbevelingen wordt niet goed gemonitord. Dit betekent dat te laat een uitvraag wordt gedaan naar de naleving of te laat uit de eigen IC wordt geconstateerd dat geen gehoor is gegeven aan de aanbeveling.
2. Er is onvoldoende eigenaarschap. Soms is het niet eens bekend wie verantwoordelijk is voor het opvolgen van een aanbeveling. Met andere woorden: een eigenaar ontbreekt. Vaak wordt het oppakken van aanbevelingen binnen de gemeente ten onrechte beschouwd als een taak van de adviseur AO/IC of concerncontroller. Maar ook als eigenaars wel zijn aangesteld, blijkt dat ze vaak onvoldoende worden aangesproken over het niet opvolgen van een aanbeveling. Iemand is dan dus wel eigenaar op papier, maar niet in de praktijk.

Overigens lijkt ook de wetgever te willen beogen dat gemeenten meer aan de slag gaan met het in control zijn als organisatie. Dit blijkt wel uit een in oktober aangekondigde nieuwe wet waarin de verplichting is opgenomen om met ingang van het boekjaar 2021 bij de jaarstukken een beoordeling over de rechtmatigheid op te nemen. Het college wordt dan geacht zelf een uitspraak te doen over de mate waarin (financiële) resultaten rechtmatig tot stand zijn gekomen en dit vervolgens voor te leggen aan de raad. Er gaan zelfs geluiden op om deze mededeling breder te trekken dan enkel de rechtmatigheid en zelfs te gaan voor een ‘In control statement’.

Om tijdig op voorgaande ontwikkelingen in te spelen en een oplossing te bieden voor de hiervoor genoemde knelpunten is het verstandig een aantal acties te ondernemen:

1. Het benoemen van eigenaren voor de diverse opvolgpunten en dit uiteraard met die eigenaar afstemmen. Bij voorkeur is dit iemand met veel verantwoordelijkheid in de organisatie, zoals bijvoorbeeld een afdelingshoofd of een teamleider. Het benoemen van deze eigenaren is van groot belang omdat aanbevelingen van de accountant immers betrekking hebben op processen waarvoor andere personen dan de (concern)controller of adviseur AO/IC binnen de organisatie verantwoordelijk zijn.
2. Het monitoren van aanbevelingen, inclusief het hierop aanspreken van de verantwoordelijke eigenaren. Deze stap is cruciaal, omdat de praktijk leert dat alleen het benoemen van eigenaren niet automatisch leidt tot daadwerkelijk ondernemen van acties. Voor het inzichtelijk houden van de aanbevelingen, kan gebruik worden gemaakt van standaard beschikbare hulpmiddelen. Ook zijn er speciaal hiervoor ingerichte softwaretools beschikbaar.

In een van onze praktijksituaties werkt onze klant met een specifieke prestatiemanagementtool. Daarin wordt gewerkt met het document “opvolging aanbevelingen”. Hierin staan alle aanbevelingen benoemd inclusief de eigenaar. De eigenaar moet op een vooraf afgesproken moment aangeven hoe het met de opvolging staat. Door middel van een stoplicht (groen, oranje of rood) kan deze aangeven of een aanbeveling is opgevolgd, mensen ermee bezig zijn of dat er nog niets is gedaan met de aanbeveling. Verder is het verplicht tekstueel aan te geven waarom voor een bepaalde kleur gekozen is.

Het prettige voor de (concern)controller is dat op het moment dat een aanbeveling op "groen" wordt gezet, deze automatisch wordt doorgezet naar de adviseur AO/IC. Deze toetst vervolgens of de aanbeveling daadwerkelijk is opgevolgd. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan de adviseur AO/IC de aanbeveling weer terugzetten naar de eigenaar met daarbij een opmerking waarom hij vindt dat de aanbeveling nog niet op “groen” kan komen te staan.

De adviseur AO/IC kan de tool verder gebruiken om op elk moment een actueel overzicht uit te draaien over de status van de opvolging voor alle aanbevelingen. Dit overzicht kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de status periodiek te bespreken met de concerncontroller en/of directie. Het is hierbij van belang om een termijn te kiezen die lang genoeg is om sprake te laten zijn van statuswijzigingen in de aanbevelingen, maar ook weer niet dusdanig lang dat er onvoldoende tijd is om bij te sturen voor het eerstvolgende controlemoment.