Projecten: Procesoptimalisatie
“Op weg naar Rechtmatigheid”
In samenwerking met de concernstaf van een gemeente in het zuiden van Nederland heeft JE Consultancy uitvoering gegeven aan het project “Op weg naar rechtmatigheid”. Met dit project wilde de gemeente het volgende bereiken:
- Het verbeteren van de kwaliteit van processen en interne controle binnen deze processen.
- Bewustwording bij medewerkers, leidinggevenden en bestuurders.
- Inzicht in mogelijkheden voor deregulering.
- Een rechtmatigheidsverklaring van de accountant over het verslagjaar.
Het project “Op weg naar rechtmatigheid” is zeer succesvol verlopen. Dit blijkt wel uit de reactie van de gemeente. “JE Consultancy heeft op prettige en professionele wijze samen met representanten uit onze organisatie de interne beheersing sterk verbeterd. Het resultaat was voor ons verrassend en zeer welkom: een pluim van de accountants over onze rechtmatigheid! JE Consultancy heeft ons op dusdanige wijze begeleid dat we het nu zelf kunnen. De kwaliteit van dienstverlening van JE Consultancy is net zoals we dat hebben ervaren toen JE Consultancy ons begeleidde bij de evaluatie van onze financiële functie: professioneel, toegewijd en veel toegevoegde waarde”.
Ontwikkeltraject AO/IC
Ter versterking van de sturing en planning & control van een kleine gemeente hebben wij een ontwikkeltraject AO/IC/Procesmanagement opgezet en hebben wij de gemeentelijke organisatie begeleid bij het implementeren van een ‘op maat en schaal van de gemeente’ toegesneden systeem van administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Onze werkzaamheden bestonden in dit geval uit:
- De ondersteuning van de gemeentelijke organisatie ten aanzien van procesanalyse en procesverbetering en de vastlegging daarvan in de administratieve organisatie;
- Het opstellen van het jaarlijkse interne controleplan waarin de interne controles inzake rechtmatigheid zijn opgenomen;
- De uitvoering van het interne controleplan, enerzijds door het borgen van interne controles binnen de reguliere afdelingen en anderzijds door het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle;
- De uitvoering van audits ten aanzien van de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de beleidsvoering en bedrijfsvoering;
- De advisering van de directie, het MT en de organisatie aangaande overige vraagstukken die een versterking van de administratieve organisatie en interne controle waarborgen.
De inspanningen hebben uiteindelijk geleid tot een organisatie die aantoonbaar ‘in control’ is. Dit hebben we niet alleen bereikt door te investeren in instrumentarium en het op orde brengen van processen. Conform onze visie op effectieve planning & control hebben wij ‘de factor mens’ ook een belangrijke rol gegeven in het proces. Zo zijn medewerkers nauw betrokken geweest bij de ontwikkelingen en hebben zij concrete handvatten gekregen waarmee zij binnen de gemeentelijke planning & control uit de voeten kunnen.