Projecten: Onderwijs

Professionalisering bedrijfsvoering

Een groot ROC (ca. 15.000 studenten) had behoefte aan optimalisatie van de managementinformatie. De beschikbare financiële en niet-financiële informatie voor het planning & control proces waren niet actueel en misten een goede forecast. Ook bleek er er geen eenduidige vastlegging van informatie.

Het ROC wenste haar bedrijfsvoering te professionaliseren. Onderdeel daarvan is het ontwerpen en implementeren van een nieuwe planning & control-cyclus met bijbehorende rapportage. Naast cijfers over gerealiseerde activiteiten (zowel financieel als niet-financieel) wil het management ook kunnen beschikken over een goede forecast.

Aanpak en resultaat
Bij de inventarisatie en nadere analyse van de problematiek zijn expliciet medewerkers uit zowel het primaire (OP) als het ondersteunende proces (OBP) betrokken. Ook om het idee te ontzenuwen dat P&C uitsluitend van Financiën is. E.e.a is zeer succesvol verlopen en heeft geresulteerd in een nieuw P&C-proces met een tweemaandelijkse rapportagecyclus. Deze rapportages kijken zowel terug als vooruit. Daarnaast zijn de definities van kengetallen en prestatie indicatoren vastgelegd in een aparte “dictionaire”.

Het leervermogen van de organisatie is blijvend versterkt door periodiek de kengetallen, prestatie indicatoren en bijbehorende normen te evalueren. Een intern verbeterteam, dat bestaat uit medewerkers OP en OBP, voert gezamenlijk de evaluatie uit en doet voorstellen voor aanpassing en gebruik van de verschillende indicatoren opdat de rapportages aan blijven sluiten bij de informatiebehoefte van het management.

Herinrichting financieel proces

Een grote onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (ca. 25.000 studenten en ruim 2.000 medewerkers) kampte met grote achterstanden in de financiële en administratieve processen. De centraal georganiseerde studentenadministratie had achterstanden met het verwerken van intake formulieren en BPVO’s. De financiële administratie kampte met achterstanden met het boeken van facturen. Deze werden vaak laat, op een verkeerde rekening en op een verkeerde locatie of kostenplaats geboekt. Ook was niet duidelijk wie precies waarvoor verantwoordelijk is.

Van een effectieve en efficiënte werking van de administratieve processen bleek geen sprake en was er ook geen betrouwbare en goede managementinformatie voorhanden.

Uit het uitgevoerde vooronderzoek kwam met name naar voren dat het centraliseren van de financiële en studentenadministratie een te grote en te snelle verandering is geweest. In overleg met de opdrachtgever is bezien hoe de administratieve processen konden worden verbeterd. Uitgangspunten hierbij waren:

• op de korte termijn gaat effectiviteit boven efficiency
• de financiële en studentenadministratie blijven centraal aangestuurd

Aan de hand van de gekozen uitgangspunten bleek de oplossing in het decentraal, op de verschillende onderwijslocaties, invoeren van gegevens. Het onderwijs en de ondersteunende administratieve diensten kunnen elkaar nu makkelijker 'aan de voorkant' vinden voor vragen en onduidelijkheden. Daarmee worden problemen aan de 'achterkant' voorkomen. De administraties zijn nu weer op orde en kunnen zonder terughoudendheid worden gebruikt voor het genereren van management informatie. Daarenboven is de weerstand tegen verandering weggenomen en zijn er geen schotten meer tussen het onderwijs en ondersteunende processen. Hiermee zijn de voorwaarden gecreëerd voor een meer succesvolle en volledige centralisatie van de administratieve processen.