Projecten: Planning & Control

Positionering perspectiefnota

In een middelgrote gemeente bestond ontevredenheid over het bestuurlijke besluitvormingsproces rond de begroting. Met name de gemeenteraad wilde meer betrokkenheid bij de voorbereiding van de besluitvorming. Men ervoer de begroting nu als een ‘fait accompli’ op het moment dat deze als boekwerk door het college aan de raad werd gestuurd. Idee was om de besluitvorming rond het begrotingsproces te verplaatsen naar het voorjaar door middel van een op te stellen ‘perspectiefnota’.

Aan JE Consultancy werd gevraagd een perspectiefnota te ontwerpen die tegemoet kwam aan de wensen van de raad, maar die niet de bestaande balans in de bestaande P&C-cyclus (voorjaarnota, najaarsnota, begroting en jaarrekening) zou verstoren. Bovendien mocht de nieuwe perspectiefnota geen extra belasting betekenen voor het ambtelijk apparaat.  Dit project is naar grote tevredenheid van onze opdrachtgever uitgevoerd en de perspectiefnota is geïmplementeerd en in gebruik genomen.

Doorlichting financiële functie

Uit een formatie-benchmark die een kleine gemeente uit had laten voeren, bleek de formatie van de financiële functie fors boven het gemiddelde van gemeenten met een vergelijkbare schaalgrootte te liggen. Dit gegeven verhield zich problematisch met de bestaande situatie waarin sprake was van een hoge ervaren werkdruk, het met enige regelmaat niet halen van deadlines en het niet uit kunnen voeren van alle noodzakelijke taken. De gemeente wilde achterhalen wat de oorzaken van deze ogenschijnlijke discrepantie waren. Door JE Consultancy is hier een onderzoek naar verricht.

Doel van het onderzoek was om vast te stellen of de inrichting van de financiële functie in brede zin paste bij de eigenschappen van de gemeentelijke organisatie. Daarbij zijn de besturingsfilosofie, de planning & control cyclus, het aanwezige instrumentarium, de processen en procedures, alsmede rollen en gedrag in hun onderlinge samenhang onderzocht. Het onderzoek wees uit dat in de uitvoering van de werkzaamheden een overlap bestond tussen enerzijds financieel advies en anderzijds de controlorganisatie. Anderzijds waren,  gezien de schaalgrootte, de sturing & coördinatie binnen de financiële functie (financiële administratie, control en bedrijfsvoering) te zwaar aangezet. Op basis van deze constateringen heeft JE geadviseerd om uitvoerende werkzaamheden te clusteren en de sturing & coördinatie eenduidig te beleggen met als resultante dat de formatie meer in lijn gebracht kon worden gebracht met het gemiddelde van vergelijkbare gemeenten. Onze aanpak kenmerkte zich door veel aandacht te besteden aan de terugkoppeling en communicatie naar de betrokkenen en opdrachtgever. Hierdoor werden aanbevelingen goed ontvangen en is er een uitstekende basis gelegd voor de verdere inrichting en optimalisatie van de financiële functie.

Implementatie risicomanagement

Een gemeentelijke organisatie met beperkte financiële middelen had weinig zicht op de financiële risico’s binnen de reguliere bedrijfsvoering en de grondexploitatie. In het licht van de aanzienlijke politiek-bestuurlijke ambities van de gemeente en de dynamische ontwikkelingen in de gemeentelijke context, bestond er behoefte aan het creëren van een adequaat systeem voor risicomanagement en het vergroten van het risicobewustzijn binnen de organisatie. Geheel in overeenstemming met onze visie op planning & control heeft JE Consultancy (in nauw overleg met alle betrokkenen) een systeem ontwikkeld dat met een beperkte inspanning, toch een helder beeld geeft van de financiele risico’s van de gemeente en de mate waarin de gemeente in staat is eventuele tegenvallers op te vangen, mochten deze risico’s zich daadwerkelijk manifesteren. Belangrijker nog, door training & coaching van medewerkers is het risicobewustzijn binnen de organisatie sterk toegenomen. Dit zorgt ervoor dat risico’s tijdig worden gesignaleerd, zodat noodzakelijke beheersmaatregelen al in een vroeg stadium genomen kunnen worden.