AO & IB

De administratieve organisatie (AO) vormt een wezenlijk onderdeel van iedere (overheids-)organisatie. Een goede inrichting van de administratieve organisatie is een noodzakelijke voorwaarde voor tijdige en betrouwbare stuurinformatie en speelt dus een belangrijke rol in het bereiken van de doelstellingen van de organisatie waarbij de rechtmatigheid en getrouwheid zijn geborgd.

Een goed ingerichte administratieve organisatie is – in combinatie met een zorgvuldig vormgegeven systeem voor interne beheersing (IB) - noodzakelijk om als overheidsorganisatie ‘in control’ te kunnen zijn. Risico’s kunnen door een goede inrichting immers worden beperkt en door het optimaliseren van processen kan de efficiency van de organisatie worden vergroot.

Omdat de inrichting van de AO en IB van invloed is op de kwaliteit van (financiële-)verantwoordingsinformatie (getrouwheid) en het vaststellen van de rechtmatigheid, speelt zij een belangrijke rol bij controles door de accountant en vormt zij een voorwaarde voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring.

In onze visie kent de ontwikkeling van AO en IB een cyclisch karakter en is er sprake van een logische samenhang tussen de doelstellingen van de organisatie, de analyse van bedrijfsprocessen, maatregelen op het gebied van AO en IB en de effecten die dit sorteert:

 JE Consultancy en AO/IB

JE Consultancy adviseert over de inrichting, bewaking en optimalisering van de administratieve organisatie. Wij hebben ruime ervaring met AO/IB ontwikkelingstrajecten en kunnen u ondersteunen bij het ontwerpen, implementeren en beschrijven van uw administratieve organisatie en interne beheersingssysteem. Concreet kan deze ondersteuning zich bijvoorbeeld toespitsen op:

• Het opzetten en uitvoeren van  een AO/IB plan
• Het uitvoeren van of ondersteuning in de (verbijzonderde) interne controle getrouwheid en rechtmatigheid
• Het aansturen of uitvoeren van AO-projecten
• Het beschrijven van de AO en het opzetten van het interne controle systeem
• Het inventariseren, analyseren en vormgeven van processen
• Verdere uitwerking van procedures en werkinstructies
• Implementeren van (nieuwe) processen en procedures
• In kaart brengen van de onderlinge samenhang tussen verschillende processen
• Relaties leggen met - en het  aandragen van verbetermaatrelen met betrekking tot - risicomanagement, bedrijfsefficiency, wet- en regelging (intern en extern) en de bestuurlijke informatievoorziening

Deze dienstverlening kunnen wij aanbieden op project-, consultancy of detacheringsbasis.

Verder dan procesbeschrijvingen

Ons belangrijkste uitgangspunt is dat organisaties niet in de eerste plaats draaien om processen, maar om mensen. Processen zijn het meest efficiënt wanneer zij aansluiten bij de professionele kennis en kunde van uw medewerkers. Procesoptimalisatie gaat dus verder dan het opzetten van een AO/IB-plan en het beschrijven van processen. Het is een middel, maar is geen doel op zich.

Door te investeren in het trainen en coachen van de betrokken medewerkers en hen in staat te stellen kritisch na te denken over hun eigen processen kan ervoor gezorgd worden dat medewerkers niet alleen optimaal kunnen functioneren binnen het proces, maar dat zij ook in staat zijn om een bijdrage te leveren aan de continue verbetering van de organisatie. Een lerende organisatie is dan het resultaat.