Budgetbewustzijn voor budgethouders

Veel gemeenten hebben regels opgesteld voor hun budgethouders en budgetbeheerders, de zgn. budgetregels. Voor de niet-financiële medewerkers zal het werken met de budgetregels een eerste of hernieuwde kennismaking zijn met zaken waar zij voorheen slechts zijdelings mee te maken hadden. Niet alleen ten aanzien van de dagelijkse werkzaamheden, maar ook ten aanzien van algemeen geldende regels en wettelijke voorschriften. Men zal zich afvragen hoe de budgetcyclus van een gemeente precies werkt en wat daarbij de bevoegdheden van de raad en het college precies zijn. En hoe komt een begroting eigenlijk tot stand? Wat is de samenhang met de voorjaarsnota en de jaarrekening?

Daarom heeft JE Consultancy een training ontwikkeld voor de budgethouders en budgetbeheerders. Elementen in deze training zijn onder meer:

• opzet P&C-cyclus
• rol budgethouders, budgetrecht en autorisatieniveaus
• hoe omgaan met mee- of tegenvallers
• wisselwerking tussen budgethouder en afdeling financiën/controlling
• het BBV
• specifieke spelregels en procedures van de gemeente

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) vormt de wettelijke basis voor het opstellen van een gemeentelijke begroting en jaarrekening. De wet geeft vorm en inhoud aan een aantal onderwerpen zoals het stelsel van baten en lasten, reserves en voorziening en kapitaalgoederen. Tevens geeft de wet de bevoegdheidsverdeling weer tussen de Gemeenteraad en het College van B&W. Daarnaast is de wisselwerking met de ambtelijke organisatie en de afdeling financiën van belang. Relevante artikelen van het BBV worden doorgenomen en toegelicht aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden uit de desbetreffende gemeente. Vervolgens wordt ingegaan op de kaderstellende en controlerende rol, het budgetrecht en het autorisatie niveau, het stelsel van baten en lasten, de P&C cyclus en de reserves en voorzieningen. Daar waar nodig zullen de geldende budgetregels gebruikt worden als voorbeeld en nader uitgelegd worden.

Hoewel de BBV vorm en inhoud voorschrijft, zijn er lokaal grote verschillen tussen de inrichting en opzet van de begroting. Deze verschillen uiten zich ondermeer in kostentoerekening, programmaopzet en het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen. Daarom wordt de structuur van de begroting van de gemeente ontleed en worden de verbanden tussen de diverse programma's, paragrafen en andere hoofdstukken inzichtelijk gemaakt. Hiervoor dient de eigen begroting als leidraad. De medewerkers zal inzicht worden gegeven in hoe de diverse rapportages (bijvoorbeeld voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening) moeten worden gelezen en geïnterpreteerd. Het wettelijke kader, ontwikkelingen, het financiële beleid en beheer, de beleid- en beheersinstrumenten en de budgetcyclus zullen aan de orde komen, evenals diverse financiële begrippen als aflossen en afschrijven, onvoorzien en product. De begrippen Rechtmatigheid en het BTW-compensatiefonds en de toelichting hierop zullen door de gehele training heen lopen.